Секрет успешной адаптации

Сегодня говорим об адаптации новичков на Курорте Красная Поляна. Для кого-то это пройденный этап, для кого-то - больной вопрос, а для кого-то - успешно решённый кейс. Грамотная адаптация, как и большинство процессов в подразделениях, во многом зависит от руководителя: его управленческой воли, здравого смысла и правильного использования инструментов.

Для того, чтобы наставники и руководители тратили меньше времени на бюрократию, и больше – на осмысленный труд, в адаптации новичков на курорте используется система дистанционного обучения (СДО). Пока эта система работает не везде, и задача этого материала как раз в том, чтобы подтолкнуть тех, кто ещё не распробовал удобство использования СДО в адаптации, попробовать этот прекрасный инструмент.

Мы поговорили с Александрой Альцевой, руководителем хозяйственной службы Апарт-отеля, которая успешно внедрила СДО в свою систему наставничества и уже получила хорошие результаты.

Александра Альцева, руководитель хозяйственной службы Апарт-отеля

Александра, сколько новеньких к вам приходит в среднем в месяц?

В среднем к нам в службу трудоустраиваются 7 сотрудников в месяц.

Сколько у вас наставников?

В подразделении 21 наставник, при том, что всего в подразделении 145 человек.

Какие самые частые проблемы в адаптации у вас возникают?

Иногда возникают сложности с тем, чтобы новый сотрудник сразу эффективно применял полученные теоретические знания на практике. Несмотря на наличие плана адаптации и наставника, требуется время и целенаправленная работа, чтобы навыки прочно закрепились.

Были ли сложности с переходом на СДО в этом процессе?

Да, понадобилось время для обучения персонала по работе с электронным форматом плана адаптации. Сотрудники предпочитали бумажный вариант и заранее видели сложности в работе в новом формате.

Расскажите, как сейчас у вас в хозяйственной службе выстроен процесс наставничества с использованием СДО?

После приёма нового сотрудника ему устанавливают мобильное приложение для обучения, объясняют процесс адаптации и индивидуальную траекторию обучения. Назначается план адаптации, соответствующий должности и целям сотрудника. Все этапы обучения и прогресс видны сотруднику, наставнику и руководителю в реальном времени в мобильном приложении Академии Мантера и на сайте СДО. Новый сотрудник поэтапно проходит обучение, наставник курирует весь процесс и подтверждает прохождение каждого этапа. По завершении плана адаптации руководитель принимает результат и завершает обучение в период адаптации.

Как вы понимаете, что новичок действительно чему-то научился, а не прокликал курс?

После интерактивных курсов в системе предусмотрено тестирование с трёмя попытками. Также для проверки знаний и навыков используется лист наблюдения на рабочем месте: новичок работает самостоятельно, наставник наблюдает, оценивает и фиксирует результаты, которые, кстати, СДО считает сама.

Что бы вы изменили в системе адаптации?

Мы бы хотели ещё большей автоматизации. В идеале, чтобы план адаптации сам назначался сотруднику в день трудоустройства в соответствии с должностью. Сейчас теоретическая часть с мини-курсами назначается автоматически, а план адаптации - вручную. Также мы обсуждали возможность автоматического назначения листа наблюдения, коллеги из Академии уже реализовали это в последнем обновлении.

Три причины перейти на СДО?

Во-первых, СДО освобождает наставников от теоретической части, позволяя им сосредоточиться на отработке практических навыков.

Во-вторых, теория в формате онлайн-курсов способствуют лучшему запоминанию, в СДО всегда можно вернуться к материалам, СОПам и повторить их.

И, в-третьих, руководителю намного удобнее отслеживать этапы обучения новичков и своевременно выявлять проблемные зоны. Отказ от бумажного варианта плана адаптации существенно экономит время и бумагу.

Комментарий Академии Мантера о том, как именно работает СДО в адаптации персонала.

Как выглядит план адаптации?

Это чек-лист, а участникам процесса падают пуши в программе о выполнении каждого пункта. Удобно и прозрачно для всех участников: подопечный видит, что его ждёт, наставник ведёт процесс, руководитель контролирует и видит всю отчетность.

Как план назначается новичку?

План адаптации назначается парой кликов в СДО. Можно внести изменения в план при необходимости - это тоже делается легко и быстро. Например, поправить цели по должности или отредактировать время сессии наблюдения.

Что такое сессии наблюдения?

По сути, это оценка, которая вшита в план адаптации. Это позволяет не упустить момент с проведением оценки, что на практике бывает обычным делом, когда все в аврале. Сессия наблюдения помогает системно оценить новичка по конкретным критериям, увидеть зоны роста, и дать конструктивный фидбек новичку, а не просто "Ты молодец, продолжай в том же духе!".

И что в конце?

Если вы вели планы адаптации в СДО, нужно будет запустить СЗ по шаблону и приложить к ней скриншот с завершение плана в системе. После завершения процесса согласования наставнику выплачивается доплата за его вклад в обучение и выход новичка на производительность.

Если же вы работаете по-старинке с бумажками, то вам нужно будет распечатать заключение, подписать всеми, отсканировать и прикрепить к той же самой служебке.